La Ville de L’Assomption fait un appel de candidature pour un
poste de secrétaire au cabinet du maire, pour un remplacement de congé
de maternité (12 mois).
Note : le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement pour alléger le texte.
TÂCHES
Sous l'autorité du directeur général, la personne recherchée sera appelée à effectuer les tâches suivantes :
assurer
les activités de secrétariat, à savoir : l’exécution du traitement de
texte, la production de rapports, la réception, l’analyse et le suivi de
la correspondance, la mise à jour de l’agenda du maire;
- apporter un support à la division des communications;
- assurer
la gestion des dossiers qui lui sont confiés, répondre aux appels
téléphoniques, s'enquérir du sujet, fournir l'information et s'il y a
lieu, réacheminer les appels;
- accueillir les visiteurs et les orienter selon le but de leur visite;
- organiser
les réunions des divers comités auxquels son supérieur fait partie et
assurer l’acheminement des dossiers en discussion;
- assister son
supérieur lors de différentes rencontres, réunions ou comités, rédiger
les ordres du jour et les comptes rendus, exécuter les suivis appropriés
auprès des autres directions ou de tout autre service interne et
s’assurer de la rigueur de la présentation des documents;
- préparer la correspondance tant interne qu’externe demandée par son supérieur et en assurer le suivi;
- assumer
le travail de préparation des dossiers demandés par son supérieur,
rechercher et rassembler les informations pertinentes;
- s’assurer
du classement et de l’archivage des dossiers de la direction générale
afin que tous les documents pertinents (pièces et procédures) y soient
conservés de manière ordonnée et sécuritaire;
- maintenir des
relations harmonieuses avec les divers intervenants internes et externes
ayant des liens avec la direction générale;
- de façon non limitative, toute autre tâche demandée par son supérieur immédiat.
EXIGENCES- Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou l’équivalent
- Posséder au moins de 1 à 2 ans d’expérience en secrétariat
- Maîtriser les méthodes modernes de secrétariat notamment la suite Office
- Avoir une connaissance approfondie de la langue française
- Être capable de rédiger des procès-verbaux et des comptes rendus
- Avoir le sens de l'organisation et de l'initiative
- Avoir de l'entregent et posséder le sens de la diplomatie
- Avoir une bonne capacité à communiquer et à travailler en équipe
- Avoir une approche dédiée au service à la clientèle
- Posséder une expérience dans le domaine municipal serait un atout
CONDITIONSLa
Ville de L'Assomption se réserve le droit d’évaluer, et ce, par
l’administration d’examens appropriés, chacune des exigences normales
ci-dessus énumérées.
Traitement salarial : classe 5
Horaire de travail : 33 heures/semaine, du lundi au vendredi.
Ce
poste est régi par la convention collective des employés de la Ville de
L’Assomption quant au salaire et aux avantages sociaux.
Nous vous invitons à acheminer votre curriculum vitae par courrier ordinaire, électronique ou par télécopieur, et ce, avant le vendredi 6 décembre 2019 à 12 h, à l’adresse suivante :
VILLE DE L'ASSOMPTION
Division des ressources humaines
Poste : Secrétaire | Cabinet du maire (concours # 2019-33)
Remplacement de congé de maternité (12 mois)
781, rang du Bas-de-L'Assomption Nord
L’Assomption (Québec) J5W 2H1
Nous
tenons à remercier toutes les personnes qui manifestent un intérêt
envers la Ville de L’Assomption. Cependant, seuls les candidats retenus
seront contactés. La Ville de L’Assomption applique un programme d’accès
à l’égalité en emploi et invite les personnes handicapées à présenter
leur candidature.